Instituto reduz assinatura de contratos de 15 para 5 dias

O Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) reduziu o tempo médio de assinatura de contratos de 15 para 5 dias após eliminar o papel e adotar assinaturas eletrônicas da Docusign. Segundo o instituto, a mudança representa redução de 67% no prazo desse processo.

O ICI desenvolve soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para a gestão pública. Antes da digitalização, documentos físicos circulavam internamente e, em alguns casos, eram enviados por correio a fornecedores de outros estados, o que criava um gargalo operacional.

“O processo anterior funcionava, mas era mais moroso. O contrato ia para o fornecedor por correio e esperávamos voltar, para então tramitarmos internamente”, recorda Caroline Chandoha, coordenadora jurídica e compliance do ICI.

Prazos do Jurídico também diminuíram

De acordo com o ICI, os prazos de conclusão de acordos estabelecidos pela certificação ISO no setor Jurídico passaram de 30 para 18 dias. O instituto informa que esse resultado corresponde a um ganho de 40% em agilidade.

A instituição passou a usar assinatura eletrônica simples e assinatura eletrônica qualificada, também chamada de assinatura digital. Segundo a Docusign, esta última utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil para garantir autenticidade.

O processo incluiu integração com certificados digitais em nuvem Safe ID. Conforme a empresa, a solução permite realizar pelo celular assinaturas certificadas pela ICP-Brasil, sem tokens físicos ou leitores de cartão. Para o ICI, isso facilitou a assinatura de documentos de alta criticidade pela Diretoria Executiva e ajudou a manter contínuo o fluxo de aprovações.

Luciane Dalmolin, vice-presidente de Negócios da Docusign Brasil, afirma que os resultados do ICI mostram a importância de usar tecnologia para simplificar processos e atender às necessidades da organização.