Como evitar custos ocultos em eventos corporativos

O aluguel de um espaço não mostra sozinho quanto custará um evento corporativo. Para o planejamento de 2027, empresas precisam incluir na negociação itens como infraestrutura, alimentação, transporte, hospedagem e horas adicionais de montagem, segundo João Ugioni, fundador e CEO da Altus Eventos.

São Paulo recebeu 1.511 eventos de negócios de grande porte em 2025, alta de 22% em relação ao ano anterior, de acordo com o Barômetro Eventos B2B da Ubrafe e da São Paulo Turismo, divulgado pela imprensa em fevereiro de 2026. O levantamento considera encontros com ao menos 700 participantes e abrange uma atividade que mobiliza hospedagem, alimentação, transporte e serviços.

Ugioni afirma que propostas devem detalhar o que está incluído no valor da locação. “Equipamentos, operadores, mobiliário e horários adicionais podem mudar a conta depois da assinatura. A proposta precisa mostrar o que está incluído e quanto custará atender às necessidades da programação”, explica.

O que verificar antes de contratar o espaço

De acordo com o especialista, a comparação entre fornecedores deve considerar o mesmo escopo, número de participantes e programação. Valores de locação, mobiliário, equipamentos, limpeza, segurança e profissionais precisam ser discriminados, assim como as quantidades e os períodos de uso.

Na visita técnica, a recomendação é avaliar capacidade elétrica, acústica, climatização, acessibilidade e internet conforme as atividades previstas. Também é preciso confirmar o suporte para som, projeção e transmissão, além de alternativas para eventuais falhas.

Montagem e desmontagem devem entrar no contrato: períodos de carga e descarga, testes, retirada de materiais, restrições de acesso e cobranças por horas excedentes podem alterar o custo final. Na alimentação, devem ser definidos duração do atendimento, reposição, bebidas, restrições alimentares, prazo para mudar o número de convidados e preço para excedentes.

Deslocamento pode reduzir a economia do aluguel

A localização também deve ser considerada no orçamento. Um endereço distante pode gerar gastos com transporte, estacionamento e hospedagem. Em pesquisa interna da Alagev divulgada pela Panrotas em 2 de abril de 2026, 96% dos 52 gestores de viagens associados consultados relataram perceber alta nas tarifas aéreas. Por ser restrito a esse grupo, o resultado não representa todos os gestores, mas indica uma despesa a considerar em encontros com participantes de várias cidades.

Por fim, Ugioni recomenda formalizar condições de reajuste, cancelamento e contratação de serviços extras, além de determinar quem poderá autorizar gastos durante a execução. Uma reserva financeira compatível com os riscos identificados ajuda a prever adaptações necessárias à operação.

Os dados sobre os eventos de negócios em São Paulo foram divulgados em reportagem do Mercado & Consumo. A pesquisa da Alagev sobre tarifas aéreas está disponível na Panrotas.