Confraternização de fim de ano: especialista recomenda planejar evento com até 90 dias de antecedência

Empresas que pretendem realizar confraternizações em dezembro podem começar o planejamento entre 60 e 90 dias antes, segundo João Paulo Ugioni, administrador, fundador e CEO da Altus Eventos. De acordo com o especialista, a antecedência amplia as possibilidades de comparar datas, estruturas e custos, especialmente em eventos maiores ou com programação mais complexa.

Ugioni afirma que deixar a contratação para as últimas semanas pode limitar a disponibilidade de espaços e fornecedores. Um levantamento da DataEventos, citado pela Altus Eventos, aponta que outubro, novembro e dezembro concentram o período mais intenso para eventos corporativos e registra antecedência média de 41,9 dias nas contratações do segmento.

Planejamento antes da escolha do espaço

Segundo Ugioni, o primeiro passo é estabelecer a finalidade do encontro, como celebrar resultados, integrar equipes, reconhecer profissionais ou receber clientes. Essa definição orienta o formato, a estrutura e a distribuição do orçamento.

“O espaço não deveria determinar o evento. Primeiro a empresa precisa entender quem estará presente, o que pretende proporcionar e como essas pessoas vão interagir”, afirma Ugioni. Uma celebração voltada à integração, por exemplo, pode demandar áreas de convivência, enquanto uma premiação requer atenção a palco, audiovisual e disposição do público.

O que observar antes de fechar contrato

• Capacidade real: segundo o especialista, a lotação máxima não considera, necessariamente, mesas, buffet, palco, equipamentos e áreas de circulação.
• Acesso e conforto: localização, transporte, estacionamento, acessibilidade, banheiros, climatização e fluxo entre ambientes devem entrar na visita técnica.
• Custo completo: a empresa recomenda verificar se som, iluminação, mobiliário, equipe técnica, segurança, limpeza, alimentação e horas extras estão incluídos na proposta.
• Montagem e desmontagem: horários de entrada de fornecedores e de liberação do local podem gerar custos adicionais, conforme a Altus Eventos.
• Jornada do convidado: filas, recepção, sinalização, alimentação e circulação devem ser avaliadas a partir da experiência de quem participa.

Ugioni também orienta que responsáveis e alternativas sejam definidos para intercorrências, como falhas de energia, problemas audiovisuais, atrasos de fornecedores ou mudanças no número de participantes. Para ele, o planejamento busca evitar que questões operacionais comprometam a celebração.

Dados do III Dimensionamento do Setor de Eventos no Brasil, elaborado pelo Sebrae e pela ABEOC Brasil, estimaram faturamento de R$ 813,5 bilhões para a indústria de eventos em 2024. O estudo, divulgado em maio de 2026, trata do setor como um todo e não apenas de confraternizações corporativas.