Viagens corporativas: como transformar despesas em resultados para o negócio

As viagens corporativas devem movimentar US$ 1,71 trilhão no mundo em 2026, segundo projeção da Global Business Travel Association (GBTA). Diante desse volume, cresce o desafio das empresas em equilibrar despesas, produtividade e retorno sobre os investimentos, avaliando os deslocamentos não apenas pelos custos, mas pelos resultados que podem gerar para o negócio.

De acordo com Humberto Cançado, sócio-diretor da Voetur Viagens, é fundamental mudar a perspectiva e considerar os objetivos e resultados esperados de cada viagem. “Uma viagem corporativa não deve ser avaliada apenas pelo preço da passagem ou da hospedagem. É preciso entender qual objetivo motivou aquele deslocamento e o que a empresa espera alcançar com ele. Sem essa clareza, o gestor enxerga a despesa, mas não necessariamente o valor que ela pode gerar”, afirma o executivo.

Nem toda viagem é automaticamente um investimento rentável, mas para medir os resultados, a empresa precisa estabelecer objetivos antes do embarque e acompanhar indicadores compatíveis com cada finalidade, como oportunidades comerciais geradas, conversão em vendas, cumprimento de prazos e produtividade. “Nem todo retorno aparece imediatamente no faturamento, mas isso não elimina a necessidade de acompanhar os resultados”, destaca Cançado.

Além disso, é importante distinguir redução de custos de eficiência. Escolher a passagem mais barata nem sempre é a melhor decisão quando o itinerário aumenta o tempo de deslocamento, o hotel fica distante dos compromissos ou a demora na aprovação faz uma tarifa vantajosa desaparecer. “O objetivo não é simplesmente gastar menos, mas usar melhor os recursos. Uma economia no preço pode perder valor quando compromete a agenda do profissional ou gera despesas adicionais em outras etapas da viagem”, explica o especialista.

Segundo Cançado, o uso de dados e indicadores é essencial para identificar oportunidades. Informações sobre antecedência das compras, custo por destino, cumprimento da política de viagens, utilização de tarifas negociadas e reaproveitamento de créditos de passagens permitem compreender não apenas quanto a empresa gasta, mas por que gasta. Ferramentas de gestão e plataformas como a Payfly ampliam a visibilidade das despesas e apoiam a análise, desde que os dados sejam usados para orientar decisões e corrigir desvios.

Essa análise amplia o papel da gestão de viagens, que deixa de se concentrar exclusivamente em reservas e negociações para contribuir com o planejamento financeiro e as prioridades do negócio. “Quando a empresa cruza os gastos com os objetivos de cada deslocamento, consegue identificar o que funciona, onde há desperdício e quais decisões precisam mudar. A gestão de viagens passa a ser estratégica porque oferece informações para decidir melhor, e não apenas para controlar despesas”, conclui Humberto Cançado.

Por fim, a mudança de abordagem não elimina a necessidade de controle orçamentário, mas amplia o critério de avaliação: além de perguntar quanto custou uma viagem, a empresa passa a investigar o que foi alcançado, quais recursos foram utilizados e como os próximos deslocamentos podem gerar melhores resultados.