Centralização e falta de processos comprometem produtividade dos escritórios contábeis

Um levantamento recente da Receita Federal identificou 33.596 empresas do Simples Nacional notificadas por inconsistências, reforçando o peso do cruzamento automático de dados entre eSocial, NF-e, PGDAS-D e declarações acessórias. Em meio a esse ambiente fiscal mais rígido, erros operacionais já consomem até 25% da produtividade dos escritórios contábeis, segundo análise da Potencialize Resultados com mais de 400 empresas do setor.

A origem desse cenário está na estrutura centralizadora ainda dominante na contabilidade brasileira. Quando tudo depende do contador, a operação trava. A centralização virou um gargalo que impede o escritório de crescer e amplia o risco para os clientes.

A pressão operacional se intensificou nos últimos meses com a ampliação das malhas fiscais digitais. O cruzamento em tempo real de informações tem exposto fragilidades internas de escritórios que operam sem fluxos, checkpoints ou responsabilidades definidas. Dados da Potencialize mostram que 73% do retrabalho decorre de falhas simples, como revisão ausente, comunicação informal ou dependência da memória do gestor. Uma ausência, um atraso ou um acúmulo de tarefas vira estopim para erros evitáveis quando não há processo estruturado.

O alerta ganha relevância diante de 2026, ano marcado pelo início dos testes do IVA Dual, instituído pela Emenda Constitucional número 132 de 2023. A nova estrutura tributária, que unifica ICMS, ISS, PIS, Cofins e IPI em dois tributos, CBS e IBS, terá operação paralela aos regimes atuais até 2033, conforme previsto pelo Ministério da Fazenda. O período exigirá convivência simultânea de modelos tributários, atualização de sistemas e revisão de contratos. Quem entrar em 2026 sem autonomia interna não terá capacidade de acompanhar dois conjuntos de regras ao mesmo tempo. O improviso vai custar caro, com multas, atrasos e perda de credibilidade.

A complexidade da transição é reforçada por dados internacionais. O Banco Interamericano de Desenvolvimento aponta que o IVA está presente em 175 países, sendo uma das principais fontes de arrecadação no mundo. As experiências de nações que passaram por adaptações estruturais mostram que mudanças desse porte só funcionam quando há padronização prévia das rotinas. O que se vê lá fora é claro: equipes treinadas, processos documentados e autonomia técnica são a base da estabilidade durante transições fiscais.

A própria experiência recente dos escritórios assessorados pela Potencialize reforça essa lógica. Em operações que já adotam fluxos formais, a redução do retrabalho chegou a 38% nos períodos críticos, como julho, mês de férias de parte das equipes. O que determina a continuidade da operação não é o número de pessoas, mas a clareza dos processos. Modelos centralizadores deixam o time sem referência em momentos de ausência do gestor.

Além das mudanças regulatórias, 2026 deve impulsionar debates sobre produtividade, tecnologia e reorganização das equipes. A abertura das discussões do PXP26, que inicia sua etapa de divulgação ainda este ano, deve colocar holofote sobre práticas de gestão, eficiência operacional e formação de lideranças para o setor contábil. O momento exige dos gestores uma postura mais estratégica. Projetar tendências, preparar equipes e estruturar processos não é opcional. O contador que insiste em operar no improviso sentirá o impacto antes dos clientes. A relevância virá de quem lidera times que funcionam com autonomia e previsibilidade.

A adaptação precisa começar agora. O setor contábil vive o início de uma transformação regulatória sem precedentes. A única forma de se manter competitivo é substituir centralização por gestão e urgência por processo. É isso que garante consistência, segurança e escala para os próximos anos.