A importância da revisão de processos contábeis para evitar perdas e retrabalho no fim do ano

Com a aproximação do fim do ano, contadores de todo o país enfrentam o desafio de revisar processos internos e ajustar planejamentos tributários para evitar erros e atrasos nos fechamentos fiscais. Segundo levantamento da consultoria Potencialize Resultados, o retrabalho consome até 25% da produtividade dos escritórios contábeis, reflexo de falhas operacionais e da ausência de fluxos bem definidos nas rotinas.

Para Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da Potencialize Resultados, o último trimestre é o período mais crítico para o setor, justamente por concentrar prazos e obrigações fiscais. “Muitos escritórios deixam para revisar processos em novembro, quando já estão sobrecarregados. O ideal é iniciar essa preparação no segundo semestre, estruturando fluxos e indicadores que permitam corrigir gargalos antes que se tornem problemas”, afirma.

Um estudo conduzido pela consultoria aponta que 62% dos escritórios realizam o planejamento tributário apenas no quarto trimestre, o que reduz significativamente o tempo disponível para ajustes operacionais e jurídicos. Essa prática, segundo Lima, aumenta o risco de autuações e de perda de oportunidades de economia fiscal. “A contabilidade não pode ser reativa. Quando o escritório trabalha em modo emergencial, perde eficiência e entrega menor previsibilidade ao cliente”, observa.

A Receita Federal tem ampliado o uso de cruzamentos eletrônicos entre declarações e documentos fiscais, como o eSocial, o PGDAS-D e as notas fiscais eletrônicas, além de operações de conformidade que resultaram em milhares de notificações a empresas do Simples Nacional. Nesse cenário, o especialista defende a criação de rotinas permanentes de revisão. “A cada novo ciclo fiscal, surgem exigências mais complexas. Só quem tem processos estruturados consegue garantir coerência nas informações e evitar multas”, complementa.

Entre as medidas recomendadas estão a implantação de checklists operacionais, a definição clara de responsabilidades e o uso de indicadores de desempenho para monitorar tarefas críticas. Lima também sugere auditorias internas trimestrais, revisão do enquadramento tributário dos clientes e capacitação das equipes para atuar com autonomia. “Gestores precisam abandonar a cultura do improviso. A previsibilidade é o que diferencia o escritório preparado daquele que apenas apaga incêndios”, reforça.

A urgência por estruturação de processos é reforçada pela reforma tributária, promulgada em dezembro de 2023 pela Emenda Constitucional nº 132/2023, que cria o modelo de IVA Dual, formado pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). O cronograma oficial prevê um ano-teste em 2026 e transição gradual até 2033. “Os escritórios que fizerem a lição de casa agora estarão prontos para operar sob o novo modelo sem sobressaltos. Essa mudança exigirá processos maduros, equipes treinadas e controle rigoroso sobre as obrigações acessórias”, alerta o especialista.

Para Hygor Lima, revisar processos não é uma tarefa de fim de ano, mas uma prática contínua de gestão. “O contador do futuro não é o que entende tudo de impostos, e sim o que domina a operação e sabe transformar dados em decisões. A revisão de processos é o primeiro passo para isso”, conclui.