Diagnóstico Interno: A Chave para Reduzir Perdas e Preparar Escritórios Contábeis para 2026

Estudos indicam que o retrabalho consome até 38% da produtividade em escritórios de serviços. Para o especialista Hygor Lima, entender e corrigir gargalos internos é o passo mais estratégico antes da virada do ano fiscal.

Com a chegada do último trimestre, escritórios contábeis em todo o país entram em um momento decisivo: preparar o fechamento do ano e projetar o desempenho para 2026. Mas, segundo dados da consultoria global Gallup, o problema da ineficiência operacional ainda é o principal gargalo de produtividade nas empresas de serviços.

No setor contábil, isso se traduz em retrabalho, erros de comunicação e acúmulo de tarefas manuais, fatores que reduzem em até 38% a capacidade produtiva das equipes, segundo levantamento da Productivity Institute e da Economist Intelligence Unit.

Esse é o momento de olhar para dentro e medir a real eficiência do negócio. Muitos escritórios entram no fechamento do ano preocupados apenas com prazos fiscais, mas esquecem de revisar os próprios indicadores internos. O diagnóstico é o que revela onde se perde tempo, dinheiro e energia.

Os dados reforçam a importância dessa revisão: o Brasil ainda figura entre os países com maior desperdício de horas produtivas em rotinas administrativas, segundo o relatório Global Workforce Productivity 2024. O estudo mostra que cerca de 27% do tempo de trabalho é consumido com retrabalho e atividades repetitivas, muitas delas decorrentes de falta de padronização.

No setor contábil, o impacto financeiro é direto. Empresas que não automatizam processos de conferência e controle de dados podem gastar até 35% a mais em custo operacional do que aquelas que adotam sistemas integrados de gestão. Essa diferença tende a crescer com as exigências fiscais previstas para 2026, quando entram em vigor novas diretrizes de compliance e atualização tecnológica exigidas pela Receita Federal.

O diagnóstico deve ir além da análise de performance de colaboradores e incluir todo o ecossistema operacional. É preciso mapear tarefas manuais, identificar gargalos entre setores e compreender o tempo gasto em correções. A partir daí, o escritório consegue priorizar o que precisa ser ajustado e preparar um plano de ação concreto.

A ausência de métricas claras de desempenho é um dos principais motivos que impedem o crescimento sustentável. Não se trata de cobrar mais da equipe, mas de entender se a estrutura do escritório está adequada para as entregas que faz. Quem não mede, não melhora. E quem não melhora, perde competitividade em 2026.

Para os próximos meses, recomenda-se que os gestores realizem auditorias internas de processos, criem rotinas de revisão semanal e adotem indicadores de eficiência simples, como tempo médio de fechamento de tarefas e índice de retrabalho por colaborador. Esses números contam uma história. E, a partir deles, é possível prever gargalos e evitar prejuízos antes que o novo ciclo comece.